什么是 Microsoft Word？从用户视角梳理 M365 E3/E5 的功能

关于本文
本文是通过利用生成式 AI 的自动化流程创建的。我们参考了 Microsoft 365 Enterprise 的当前套餐信息以及 Microsoft 官方的 Word / Microsoft 365 信息，主要梳理了用户可以优先尝试的操作。

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Microsoft Word 不仅仅是一个编写文档的应用程序。从共同编辑、批注、修订记录、模板、PDF 转换到无障碍功能检查，它是组织“制作并流转正式文档”的核心应用程序。

许可证定位

通过 E3/E5 本体即可使用 Word，但 Word 内的 Microsoft Copilot 需要单独的许可证。

在什么情况下使用？

Word 适用于不仅需要内容本身，还需要保留“版本”、“批注”、“排版”以及“审批前修改”的文档。

• 请示报告或内部说明资料的文稿

• 操作手册、使用指南、规章草案

• 合同与说明书的评审

• 会议记录的正式版

• 以 PDF 形式分发的文档

如果只是记录备忘录，Loop 或 OneNote 更合适；如果是列表管理，Lists 更合适；如果是同时处理数值，Excel 则更自然。

首先尝试：使用修订记录仅修改一行

1. 创建一个用于测试的 Word 文档

2. 点击“审阅” → “修订”将其开启

3. 仅重写一个句子

4. 添加一个批注

查看此处

确认修改后的内容不是简单的覆盖，而是作为“谁在什么时候修改了什么”被保留下来。

尝试修改一处

在浏览器版 Word 中打开同一文档，确认是否能看到相同的修订记录。您可以从中体会到在桌面端和网页端之间无缝切换的感觉。

如果在可使用 Copilot 的环境中，可以尝试以下提示词

この文書を「目的 / 現状 / 課題 / 次のアクション」の4見出しに整理してください。
元の事実は追加・削除せず、推測は「推測」と明示してください。
箇条書きを使い、担当者が次に何をすればよいか分かる形にしてください。

重要的是不要止步于一句“整理得漂亮一点”，而是要不改变事实、将推测与事实分离、指定输出结构。

仅通过 PowerShell 确认 Word 文件的存在

在自动编辑正文之前，这是一个先确认文件存在的安全示例。

$path = "$env:USERPROFILEDocumentssample.docx"

if (Test-Path -LiteralPath $path) {
    Get-Item -LiteralPath $path |
        Select-Object Name, Length, LastWriteTime
} else {
    Write-Host "[NOT FOUND] $path"
}

自动处理 Office 文件时，基本原则是先通过副本进行测试，而不要直接写入正式文档。

如果在工作中应用

如果团队要使用 Word 文档，与其通过邮件附件增加版本，不如将其放在 OneDrive / SharePoint 上进行共同编辑，这样更容易管理。

此外，在包含机密信息的组织中，文档可能会显示 Microsoft Purview Information Protection 的敏感度标签。请勿自行决定移除标签，而应遵循组织规则。

管理员需要确认的要点

• Microsoft 365 Apps 的部署频道

• OneDrive / SharePoint 的共享设置

• 外部共享策略

• 敏感度标签

• 宏使用策略

• 使用 Copilot 时的许可证和数据访问范围

官方信息与一手资料

• Microsoft 365 Enterprise plans and pricing: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/enterprise/microsoft-365-plans-and-pricing

• Word help & learning: https://support.microsoft.com/word

如果不把 Word 仅仅看作“编写文章的应用程序”，而是看作一个用于安全地对组织文档进行协作并将其完善至最终版的应用程序，其作用就会变得更容易理解。