关于本文
本文不仅将 Microsoft Word 视为“写文章的软件”，还将面向初学者梳理如何在工作中使用协同编辑、修订、批注、转换为 PDF 以及 VBA 等功能。本文已确认截至 2026 年 9 月 17 日的 Microsoft 官方信息，并对 E3/E5 以及网页版与桌面版之间的区别进行了说明。验证状态：📘 已确认 Microsoft 官方信息，未在真机上验证（2026-09-17）
Microsoft Word 适用于报告、操作手册、规章制度、合同、会议纪要等，“将文章整理为正式文档，并在与他人确认的过程中逐步完善”的应用程序。
如果说 Excel 擅长处理“表格和数值”，PowerPoint 擅长制作“向他人展示的幻灯片”，那么 Word 则擅长将长文章整理成易于阅读的结构，并在保留修改历史的同时逐步打磨出最终版本。
首先只需记住 4 个术语
| 术语 | 通俗释义 | 贴近生活的实例 |
|---|---|---|
| 协同编辑 | 多人共同编辑同一个文件 | 两位负责人共同修改 SharePoint 上的操作手册 |
| 修订 | 记录在何处进行了添加或删除的功能 | 像批改红字一样确认规章草案的修改之处 |
| 批注 | 在不修改正文的情况下添加提问或意见的功能 | 确认“此金额是否含税？” |
| VBA | 用于自动操作 Office 的编程功能 | 列表显示文档中的标题 |
在 VBA 中，“对象模型”这个词也经常出现。虽然看起来很难，但只需将其视为 Word 的文档、段落、表格、字符等以便通过程序进行操作的零件表或地图即可。微软也公开了将 Document、Paragraph 等 Word 元素作为对象处理的机制。
Word 在工作流程中扮演什么角色？
flowchart LR
A[下書きを作る] --> B[OneDrive / SharePointに保存]
B --> C[共同編集]
C --> D[コメント・変更履歴で確認]
D --> E{修正OK?}
E -- いいえ --> C
E -- はい --> F[最終版]
F --> G[PDF化・配布]
例如，在“制定新的内部操作规程”时，流程通常是：负责人用 Word 撰写草稿，将其保存在 SharePoint 或 OneDrive 上，相关人员添加批注，确认修订内容，最后确定正式版本。
E3 和 E5 中的 Word 会有所不同吗？
结论是，并非仅仅为了使用 Word 就必须购买 E5。在微软现行的服务说明中，Microsoft 365 E3/Office 365 E3 和 Microsoft 365 E5/Office 365 E5 都包含网页版 Microsoft 365 应用和桌面客户端应用。
| 确认事项 | M365 E3 | M365 E5 | 补充说明 |
|---|---|---|---|
| Word 网页版 | 可使用 | 可使用 | 在浏览器中使用 |
| Word 桌面应用 | 可使用 | 可使用 | 安装到 PC/Mac 上使用 |
| VBA | 在桌面版中使用 | 在桌面版中使用 | 网页版不适合用于运行或编辑 VBA/Forms 脚本 |
| Microsoft 365 Copilot | 仅凭 E3 不一定会自动附带 | 仅凭 E5 不一定会自动附带 | 向管理员确认合同或附加许可证情况 |
这里的关键是，不要混淆 E3 与 E5 的区别以及网页版与桌面版的区别。例如，在微软的 Office for the web 服务说明中，VBA 和 Forms 脚本无法在网页版 Word 中使用，但可以在桌面版中使用。
此外，“Microsoft 365 E3/E5”与“Office 365 E3/E5”也不是同一个名称。Microsoft 365 E3/E5 的配置中除了包含 Office 365 服务外，还包含 Windows 以及管理和安全相关的元素。请确认订阅页面上显示的正式产品名称。
动手尝试：通过修订功能仅修改一行
没必要一开始就接触复杂的功能。
创建一个测试用的 Word 文档
审阅 -> 修订开启该功能
仅修改一句话
添加一个批注
确认修改的地方
成功后会怎样？
文章不会被简单地覆盖，而是可以追踪修改过的地方。这与“仅保留最终版本”有着很大的不同。
改变一处
将同一个文档保存到 OneDrive 或 SharePoint 中，然后尝试通过浏览器版 Word 打开。这样您就可以体验到，即使是同一个 .docx 文件，网页版和桌面版在可用功能上也是存在差异的。
贴近生活的实例：通过邮件附件发送导致“最终版”无限增多的问题
您是否见过类似以下的文件名？
手順書.docx 手順書_修正版.docx 手順書_最終版.docx 手順書_最終版2.docx 手順書_最終版2_部長修正.docx
相比于 Word 本身，通过邮件来回发送文件的操作方式有时才是导致混乱的根源。
如果共同编辑 OneDrive/SharePoint 上的同一个文件，并使用 Word 的批注和修订功能，就可以将工作方式转变为确认“这个文件哪里被修改了”，而不是纠结于“哪个文件才是最新的”。
Papanda 实践：使用 VBA 列表显示文档中的标题
这是一个在 Word 长篇操作手册中确认“标题结构是否合理”的简单读取示例。它不会修改正文。
注意：请在桌面版 Word 中尝试运行 VBA。在公司电脑上，宏可能会因管理策略而被禁用。在这种情况下，请勿自行解除限制，而应遵守管理员制定的规则。
Sub ListHeadings()
Dim p As Paragraph
For Each p In ActiveDocument.Paragraphs
If p.OutlineLevel <> wdOutlineLevelBodyText Then
Debug.Print p.OutlineLevel, Trim(p.Range.Text)
End If
Next p
End Sub
这段代码在做什么？
ActiveDocument.Paragraphs正在按顺序查看当前打开文档中的段落。OutlineLevel判断哪些段落被设置为了标题（而非正文），Debug.Print并在立即窗口（Immediate Window）中显示它们。
也就是说，这是一段在不修改文档的情况下查看“被识别为标题的位置”的代码。
成功后会怎样？
如果是设置了“标题 1”、“标题 2”等样式的文档，标题文本将会排列在 VBA 编辑器的立即窗口中。
改变一处
将测试文档中普通正文的一行修改为“标题 2”，然后再次运行。如果列表中多出了这一行，就说明 Word 界面上的样式与 VBA 中看到的文档结构是相通的。
这个例子是一个很好的素材，未来很容易扩展为“制作操作手册标题列表”或“检查标题结构”等每日代码示例（Daily Code Sample）。
如果使用 PowerShell，首先只查看文件信息
这是一个比 VBA 更基础、更安全的示例，仅用于确认文件是否存在以及其更新时间。
$path = "$env:USERPROFILEDocumentssample.docx"
if (Test-Path -LiteralPath $path) {
Get-Item -LiteralPath $path |
Select-Object Name, Length, LastWriteTime
} else {
Write-Host "[NOT FOUND] $path"
}
如果成功，将显示文件名、大小和最后修改时间。sample.docx您也可以仅通过将文件名更改为复制的测试文件名来进行尝试。
这里并没有自动编辑 Word 的正文。在开始自动化时，相比于直接修改正式文件，按照“先读取 -> 复制并实验 -> 写入”的顺序进行会更安全。
如果在可以使用 Copilot 的环境中，不要仅停留在“摘要”功能上
如果您的订阅和环境支持使用 Copilot，可以尝试像下面这样明确指定条件。
この文書を「目的 / 現状 / 課題 / 次のアクション」の4見出しに整理してください。 元の事実は追加・削除せず、文書にない情報を推測で補わないでください。 推測が必要な箇所は「要確認」と明示してください。 最後に、人間が原文と照合すべき数値・日付・固有名詞を一覧にしてください。
关键不在于让 AI 美化文章，而在于避免让其捏造原文中没有的事实，并保留需要人工确认的部分。
管理员需要关注什么？
即使普通用户可以使用 Word，组织层面也有其他需要管理的项。
| 管理项 | 为什么要确认？ |
|---|---|
| Microsoft 365 应用的部署与更新 | 为了管理向哪些终端分发哪个版本 |
| OneDrive/SharePoint 共享设置 | 为了确定可以向组织外部共享的范围 |
| 宏策略 | 为了降低运行恶意宏的风险 |
| 敏感度标签 | 为了统一机密文档的处理方式 |
| Copilot 许可证与数据访问 | 为了管理授权用户以及他们可以访问的信息 |
这里出现的敏感度标签是一种为文档添加“内部公开”、“机密”等分类，并根据组织设置进行保护的机制。我们将在后续关于 Microsoft Purview 的文章中进行详细介绍。
常见误区
“如果是 E5，Word 本身就会变成高级功能版”最好不要有这种简单的想法。除了 Word 的基本使用外，还需要结合整个 Microsoft 365 的安全、合规性、分析等方面来衡量 E3 和 E5 的差异。
此外，“网页版 Word 并不等同于直接搬到浏览器上的桌面版 Word”。微软官方的功能对比表中也存在差异。根据工作内容的不同（如使用 VBA、邮件合并、离线工作等），您可能仍需要使用桌面版。
官方信息与一手资料
总结
在学习 Word 时，没有必要死记硬背所有的功能按钮。
建议首先体验“创建文档 -> 共享 -> 添加批注 -> 查看修订 -> 确定正式版”这一完整的工作流程。在此基础上，如果处理长文档则关注样式，如果是重复性工作则关注 VBA，如果是组织级应用则关注其与 SharePoint/OneDrive 及 Purview 的关联，这样就能更容易地理解 Word 在 Microsoft 365 中扮演的角色。
