什么是 Microsoft Sway？在 M365 E3/E5 中使用的 Web 故事创作以及桌面版停用后的实际业务

关于本文
本文是通过利用生成式 AI 的自动生成流程创建的。基于截至 2026 年 9 月 17 日的微软官方信息，整理了 Microsoft Sway 的角色、在 Microsoft 365 Enterprise 中的定位、共享与管理的思路，以及 2026 年 6 月 1 日终止支持的 Windows 桌面应用之后的运营方式。

验证状态：📘 微软官方信息已确认・真机未验证

Microsoft Sway 是一款将文本、图像、嵌入内容等结合起来，制作可在浏览器中阅读的 Web 格式说明内容的 Microsoft 365 应用。

它的特点是不同于 PowerPoint 的“逐页播放幻灯片”，而是更接近于滚动阅读网页的感觉。在活动报告、活动纪实、以图片为主的内部宣传、简易指南等“相比分发文件更希望对方通过 URL 查看”的场景下，这是一款非常易用的服务。

首先需要了解的术语

Sway 与 Word、PowerPoint、SharePoint、Loop 有何不同？

在理解 Sway 时，与其把它看作是“什么都能做的资料制作应用”，不如将其视为“通过 URL 阅读的轻量级 Web 内容”这样会更容易理解。

E3 和 E5 中如何考虑？

在微软的 Sway Service Description 中，Sway 的功能表是作为 Microsoft 365 Enterprise 进行介绍的。这并不是一个将 E3 和 E5 的差异解释为 Sway 单独功能差异的官方表格。

因此在实际业务中，安全稳妥的理解是：它并不是一款“为了使用 Sway 而需要将 E3 升级到 E5”的产品。无论订阅的是 E3 还是 E5，实际能否使用都需要确认组织的订阅内容以及是否为用户分配了 Sway 服务计划。

由于许可证表格未来可能会发生变化，在做出引入决定时，请务必确认最新的Microsoft Sway service description。

2026 年的重要变更：Windows 桌面版终止支持

微软已将Microsoft Sway Windows desktop application (Win32 client) 自 2026 年 6 月 1 日起标记为已停用/不受支持 (retired/unsupported)。另一方面，官方表示网页版 Sway 以及对现有内容的访问将继续保留。

也就是说，

• 并不是 Sway 服务本身终止了

• 停止继续使用旧版 Windows 应用的运营方式

• 将公司内部手册和软件分发列表修改为以网页版为前提

这就是目前的调整方向。

flowchart LR
    A[以前の利用者] --> B{どこからSwayを開く?}
    B -->|Windowsデスクトップ版| C[2026-06-01以降<br/>サポート対象外]
    B -->|ブラウザー| D[Sway Web版]
    C --> E[社内手順をWeb版へ更新]
    E --> D
    D --> F[既存Swayを確認]
    D --> G[新しいSwayを作成]

Sway 的基本结构

在 Sway 中，与其像 Word 那样精细调整页面位置或像 PowerPoint 那样调整坐标，核心思路是确定内容的顺序和含义，将大部分显示效果交给设计引擎处理。

flowchart TD
    A[原稿・写真・リンク] --> B[Swayへ内容を配置]
    B --> C[デザインエンジン]
    C --> D[ブラウザー表示]
    D --> E[PC]
    D --> F[タブレット]
    D --> G[スマートフォン]
    B --> H[共有設定]
    H --> I[特定の人・グループ]
    H --> J[組織内リンク]
    H --> K[リンクを知る全員<br/>管理者設定に依存]

首先尝试：仅包含 3 个区块的活动报告

创建一个测试用的 Sway，最初仅限制在以下程度：

タイトル: 今月の活動報告

1. 今月やったこと

2. 写真または図を1枚

3. 来月やること

观察这些要点

1. 内容是否按预期的顺序显示

2. 在电脑 and 相当于智能手机的宽度下是否易于阅读

3. 图片是否过大，或者文章是否过长

4. 共享范围是否为预期的对象

成功条件不仅是“设计变得美观”。在业务使用中，确保只有想要展示的人才能看到，才算真正成功。

尝试修改一处

尝试添加一张图片并更改其强调程度。

您会发现，其核心思路是指定“这张图片的展示强度”，而不是像 Word 那样进行“将图片向右移动 3 毫米”的操作。

务必理解共享设置

根据微软的说明，在使用组织账户创建的 Sway 中，共享级别有以下选项：

• Specific people or groups（特定的人或组）：指定的组织内用户/组

• Those within your organization with the link（组织中拥有链接的所有人）：知道链接的组织内用户

• Anyone with the link（拥有链接的所有人）：知道链接的人。但取决于组织侧的外部共享设置

微软支持部门解释说，使用组织账户创建的新 Sway 默认面向“组织内知道链接的人”。

flowchart TD
    A[Swayを共有したい] --> B{内容は機密・限定情報か?}
    B -->|はい| C[Specific people or groupsを検討]
    B -->|いいえ| D{社外へ見せる必要がある?}
    D -->|いいえ| E[組織内リンクを検討]
    D -->|はい| F{組織の外部共有方針で許可?}
    F -->|いいえ| G[共有しない／別手段を検討]
    F -->|はい| H[Anyone with the link等を慎重に検討]

“知道 URL = 必定能访问”这一说法并不成立。结果会根据设置的权限级别和登录条件而有所不同。详情请确认Share your Sway和Privacy settings in Sway。

普通用户、行政人员、IT 部门关注的重点不同

普通用户

“与其发送附件，不如发送一个在智能手机上也易于阅读的 URL”，这是一个很容易理解的切入点。例如，对于公司内部活动的图片报告，可以将文字、照片和下次活动预告整合到一个 Sway 中。

行政人员

在将月度报告或培训指南转化为 Sway 时，将原始数据与公开内容分开会更便于运营。

例如，不要直接将包含参与者名单的 Excel 作为公开资料，而是只将可以公开的统计值或照片放入 Sway 中。

IT 部门/管理员

仅确认用户“能否打开 Sway”是不够的。还需要确认外部共享、内容源、服务计划、离职人员内容的交接以及网络许可目标等。

管理员需要确认的设置

在微软面向管理员的指南中，可以通过 Microsoft 365 admin center 的 Sway 设置来管理以下项目等：

• 是否允许向组织外共享 Sway

• 共享时是否可以搜索人员或安全组

• Sway 中可使用的外部内容源

• 基于用户单位的 Sway 许可证/服务使用情况

由于外部共享默认处于启用状态，因此不能想当然地认为“只是引入了该服务，应该不会流传到公司外部”，而是必须根据组织方针进行确认。

关于设置位置和当前规范，请确认Administrator settings for Sway。

离职或被删除用户的 Sway 也需要进行运营设计

由于个人可以轻松创建 Sway，如果将仅由负责人管理的内容作为正式的公司资产使用，在人员调动或离职时就会遇到麻烦。

在微软面向管理员的指南中，介绍了将已删除账户的 Sway 重新分配给其他用户的管理功能。此外，由于删除后的重新分配存在期限限制，因此不让重要内容完全依赖于 Sway 的运营方式会更加安全。

sequenceDiagram
    participant U as 担当者
    participant S as Sway
    participant A as 管理者
    participant N as 後任者
    U->>S: 業務用Swayを作成
    U-->>A: 異動・退職
    A->>A: 業務資産か確認
    A->>S: 必要なら再割り当てを実施
    S-->>N: 後任者が管理

在有网络限制的公司中

在严格限制互联网连接目标的组织中，不要仅针对 Sway 固定注册个别 URL，而是要以微软公开的Microsoft 365 URLs and IP address ranges为基准来确认网络设计。

在 Sway 的管理员文档中也指出，如果组织限制了互联网连接，请参考 Microsoft 365 的 URL/IP 范围。

利用生成式 AI 缩短适用于 Sway 的原稿

与直接粘贴长篇原稿相比，将原稿按意义单元进行简短整理后，在 Sway 中会更容易处理。

次の活動報告をMicrosoft Swayに載せるために整理してください。

構成:

1. 概要

2. 今月の成果

3. 写真に添える説明

4. 次の予定

条件:

- 各ブロック150文字以内

- 元文にない成果・数値・固有名詞を追加しない

- 個人情報と思われる箇所は「[要確認]」と表示する

- 読み手が社内の一般職員でも理解できる言葉にする

[活動報告を貼る]

看什么？

由人工确认是否添加了原稿中没有的事实，以及个人信息是否仍原样保留。

成功条件

不是内容变短了，而是在不改变原意的前提下，仅由可以公开的信息构成。

如果修改一处

各ブロック150文字以内 修改为 100文字以内，即可在仅改变字数限制的情况下进行对比。

该提示词不仅限于 Sway，还可以重复用于公司内部 Web 文章或活动报告的草稿，因此可以作为 Daily Code Sample 的候选。

2024 年及之后的注意事项：区分视频/音频的“上传”与“嵌入”

在微软的 Service Description 中有一项注释：自 2024 年 6 月 10 日起，不再支持多媒体上传 (multimedia upload)，音频/视频文件 (audio/video files) 将通过嵌入 (embed) 方式处理。

如果旧的操作步骤中写有“将视频文件直接上传到 Sway”，请不要直接将其作为当前的步骤使用，请务必进行确认。

不要将 Sway 作为正式文档的唯一保存位置

虽然 Sway 在“展示”方面表现出色，但将其视为替代 Word 或 SharePoint 来保存所有正式文档的场所是不合适的。

在实际业务中，

1. 将原始数据存放在受管辖的保存位置

2. 将可以公开的信息编辑到 Sway 中

3. 确认 Sway 的共享范围

4. 确定所有者变更或停用时的步骤

进行这样的分离会更便于管理。

常见误区

面向管理员的确认表

官方信息/一手信息

• Microsoft Sway service description

• Getting started with Sway

• Administrator settings for Sway

• Share your Sway

• Privacy settings in Sway

• Frequently asked questions about Sway – Admin Help

截至 2026 年 9 月 17 日，最重要的是不要混淆 Windows 桌面版终止支持与 Sway 网页版服务的继续提供，并且要理解“可以轻松通过 URL 共享”与“无需考虑信息管理”是两码事。