什么是 Microsoft To Do？从工作视角梳理 M365 E3/E5 中可用的个人任务管理

关于本文
本文是通过利用生成式 AI 的自动化流程创建的。我们查阅了微软官方的 To Do / Outlook 相关资讯以及 Microsoft 365 的当前信息，帮助普通用户、文职人员以及 IT 部门理解“To Do 保存在哪里，它又是如何与 Outlook 和 Planner 关联的”等问题。

验证状态：📘 已查阅微软官方信息·未经验证实机（2026-09-17）

Microsoft To Do 是一款用于管理自己“接下来要做什么”的个人任务应用程序。它并不仅仅是一个便签应用。在工作账号下，任务会保存在 Exchange Online 服务中，并与同一账号的 Outlook 进行联动。

先梳理术语

To Do 究竟在哪里

flowchart LR
    U[利用者] --> T[Microsoft To Do]
    U --> O[Outlook]
    T <--> E[(Exchange Online)]
    O <--> E
    P[Plannerの自分への割り当て] --> V[Assigned to me]
    V --> T
    M[Outlookでフラグを付けたメール] --> F[Flagged Email]
    F --> T

重要的是，不要将 To Do 和 Outlook 视为两个独立的“待办事项数据库”。Microsoft 官方支持文档说明，To Do 的任务会保存在 Exchange Online 服务中，并会自动显示在 Outlook 中。

在 E3/E5 中应如何考虑？

在使用 Microsoft 365 E3/E5 的场景下，应避免认为由于是 E5，个人任务管理功能就会突然变得非常强大这种理解。比起基本功能的使用方法，在组织中应结合 Exchange Online、身份、设备、条件访问等周边管理条件来进行判断。

由于许可表格会受到合同形式或SKU变更的影响，因此在决定引入时，请务必同时查阅Microsoft的最新计划和《服务说明》。

先试一下：在“我的一天”中只添加 3 件任务

“我的一天”是“选择今天要做的事情”的地方。它会每天重置，但原始任务本身并不会被删除。

- 会議資料の数字を確認する

- Aさんへ回答する

- テスト環境のログを確認する

查看这里

将 3 件任务添加到“我的一天”中，并确认“今天查看的列表”与“原始任务列表”是分开的。

成功条件

在“我的一天”中标记为已完成的任务，如果在原始任务中也被视为已完成，即告成功。

尝试修改一个地方

仅将“检查周报”设置为每周五重复。借此可以体会在处理一次性工作和例行工作时，不要用相同方式全部揽下的感觉。

不要将邮件留在收件箱中不管

在 Outlook 中为邮件标记红旗后，可以在 To Do 的“标记的邮件”中处理对应的邮件。根据官方说明，前提是使用相同的 Microsoft 帐户，且是 Microsoft 托管的邮件帐户。

sequenceDiagram
    participant U as 利用者
    participant O as Outlook
    participant E as Exchange Online
    participant T as To Do
    U->>O: 要対応メールへフラグ
    O->>E: フラグ状態を保存
    E-->>T: Flagged Emailとして表示
    U->>T: 期限・My Dayなどを設定
    U->>T: 完了を管理

需要注意的是，Microsoft 官方支持指出，共享文件夹/共享邮箱中的已加星标邮件不在“标记的邮件”集成范围内。它不适合用个人 To Do 来处理部门共享邮箱的运营方式。

如何区分使用 To Do 和 Planner？

与其“把所有东西都放进待办事项”，不如思考“将个人的下一步行动归入待办事项”这样会更容易进行整理。

如果通过 Microsoft Graph 进行自动化，

请不要一下子创建大量任务。首先应确认连接目标和权限。

Connect-MgGraph -Scopes "Tasks.Read"
Get-MgContext | Select-Object Account, Scopes

查看此处

Account确认是否为预期用户，Scopes或者其中是否包含读取权限。

成功条件

如果能够使用预期的账户进行连接，并在不请求写入权限的情况下完成确认，那么第一步就算成功了。

如果要修改一个地方

接下来，使用 Graph Explorer 或 Microsoft Graph 的待办事项 API 文档，进入“读取我的任务列表”的处理流程。创建、更新和删除操作应该在读取并确认目标列表之后，再拆分为单独的步骤。

利用生成式 AI 拆解任务的实务提示词

次の仕事を、30〜60分程度で完了確認できる個人タスクへ分解してください。
各タスクは動詞で始め、成果物または完了条件を1つ付けてください。
他人へ依頼する作業と、自分が実行する作業を分けてください。
推測で期限を付けないでください。

仕事:
「新しいファイル共有ルールを部内へ説明する」

不要直接注册生成结果，而只将“自己接下来真正要执行的事项”放入待办事项中。明确分工：AI 负责辅助拆解，待办事项负责执行管理。

文职人员的实际案例：别忘月末处理

例如，假设月底有“确认账单数据→向主管汇报→归档”这 3 个环节。不要将其作为一个庞大的任务，而是拆分为多个步骤或任务，并仅为需要的内容设置期限和重复规则。

月末処理
├─ 請求データの件数を確認
├─ 差異を上司へ報告
└─ 確定ファイルを所定場所へ保管

由于完成条件清晰可见，可以减少“月底处理”这种模糊任务滞留多日的情况。

IT/管理员需要确认的要点

• 目标用户的 Microsoft 365 / Exchange Online 使用条件

• 登录与条件访问

• 从移动设备使用时的设备及应用保护策略

• 是否将共享邮箱设定为通过“加星标的电子邮件 (Flagged Email)”进行个人处理的前提

• 进行 Graph 集成时的委派权限和同意

• 避免在任务中随意填写机密信息的运营规范

• 不要只看 E3/E5 的差异，应确认实际签约的 SKU 和管理策略

常见误解

“从‘我的一天’中消失了，所以任务也没了”
“我的一天”是用于每日专注的视图。未完成的任务仍保留在原来的列表中。

“只要给 Outlook 邮件加星标，无论哪个邮箱都会显示在 To Do 中”
共享邮箱等存在限制。按个人主邮箱的相同前提来设计并不安全。

“有了 To Do 就不需要 Planner 吗？”
To Do 用于个人执行管理，而 Planner 用于团队计划和负责人管理，二者存在差异。它们虽然可以关联，但角色并不相同。

官方信息与一手资料

• Plan and connect with Microsoft To Do – Microsoft Support

• Manage tasks with To Do in Outlook – Microsoft Support

• Using Microsoft To Do with flagged email from Outlook – Microsoft Support

• Microsoft Graph To Do API overview – Microsoft Learn

• Microsoft 365 enterprise plans – Microsoft

To Do 的价值不在于功能繁多，而在于能够将来自邮件、Planner 等处的“我的下一步行动”落实到今天的执行单元中。最稳妥的开始方式是：先将 3 个任务放入“我的一天（My Day）”中，并将任务名称修改为能够明确看到完成条件的形式。