本文是通过利用生成式 AI 的自动化生成流程创建的。
什么是 Microsoft Lists？结合 Excel 整理 M365 E3/E5 可用的共享列表
关于本文
本文在查阅 Microsoft 365 Enterprise 的最新信息以及微软官方的 Lists / SharePoint 资料的基础上，将 Microsoft Lists 整理为一种具备输入规则、视图、权限和自动化的业务数据，而不是“共享 Excel”。虽然文章结构利用了生成式 AI，但关于许可证和功能的描述优先参考微软官方的一手资料。验证状态：📘 已确认微软官方信息・未进行实机验证（2026-09-17）
Microsoft Lists 是 Microsoft 365 的一个列表管理功能，供多用户用来注册、更新和搜索“相同的项目”。虽然外表类似于 Excel，但设计理念截然不同。
例如，如果在 Excel 中开始管理总务部门的办公用品，不同的人可能会复制文件，或者在“状态”列中产生诸如“出借中”、“借出”、“使用中”之类的表述不统一问题。而在 Lists 中，可以提前确定列类型和选项，让多个人处理同一个列表。
首先需要掌握的 5 个术语
| 术语 | 面向初学者的含义 |
|---|---|
| 列表 | 类似于 Excel 中“整个表格”的数据容器 |
| 项目 | 列表中的一项。类似于 Excel 中的一行 |
| 列 | 主题、负责人、截止日期等要保存的信息类型 |
| 列类型 | 文本、日期、选项、用户等“可以输入什么”的规则 |
| 视图 | 不改变数据本身，仅改变显示列、排序、筛选等外观效果 |
特别重要的是，更改视图并不意味着将原始数据变成完全不同的东西这一点。根据微软官方支持，视图可以保存排序、筛选器、分组和显示的列等设置。
Lists 在哪里
在理解 Microsoft Lists 时，了解其与 SharePoint 的关系可以避免产生困惑。
flowchart LR
U[利用者<br/>ブラウザー / Microsoft 365] --> L[Microsoft Lists<br/>一覧を操作]
L --> S[SharePoint Online<br/>サイト / リスト基盤]
S --> D[(リストのアイテムと列)]
L --> V[ビュー / 表示書式]
L --> A[Power Automate等の連携]
对用户而言它是 Lists 应用，但对于 IT 部门来说，还需要同时考虑 SharePoint 侧的网站、权限以及共享设置。
M365 E3 和 E5 有什么区别？
这并非是为了使用 Microsoft Lists 本身而将 E3 升级到 E5 的功能。Microsoft 365 E3/E5 均作为包含 SharePoint Online 的企业版 (Enterprise) 计划提供。
| 观点 | Microsoft 365 E3 | Microsoft 365 E5 |
|---|---|---|
| 使用 Lists 的共享列表 | 在对应的 Microsoft 365 / SharePoint 环境中使用 | 在对应的 Microsoft 365 / SharePoint 环境中使用 |
| Lists 的基本设计 | 列、视图、格式、共享等 | 同样可使用 |
| 考虑 E5 的理由 | 根据组织整体需求而非仅凭 Lists 单独判断 | 根据包含高级安全性、合规性等的整体合同来判断 |
因此，应避免“因为想用 Lists 所以选择 E5”的理解。实际可用性还请确认租户的合同、服务计划以及管理设置。
Purview Suite 并不是 Lists 本身高配版。在考虑对放置于 Lists/SharePoint 中的业务数据进行保留、信息保护、DLP 等功能时，Purview 侧的许可证要求将另行相关。请确认各项功能最新的许可证条件。
如何合理区分使用 Excel、Lists 和 Planner？
| 想做的事情 | 适合的项目 | 理由 |
|---|---|---|
| 汇总销售额并进行图表分析 | Excel | 擅长公式、数据透视表和分析 |
| 多人共同登记备品、咨询和合同续签 | Lists | 易于设计列类型、视图、权限和自动化 |
| 管理谁在什么时间之前做什么 | Planner | 以任务、负责人和进度管理为核心 |
| 存储文档本身并进行协同编辑 | SharePoint | 以文档库为核心 |
Lists 中虽然也有计算和显示功能，但它并不是为了“完全取代 Excel”，而是在需要将共享台账作为统一数据进行整理的场景下更能发挥优势。
首先尝试：仅含三列的咨询列表
创建一个测试列表，最初只包含以下三列。
件名 : 1行テキスト 担当 : ユーザー 状態 : 選択肢（未着手 / 対応中 / 完了）
添加一条测试项目。
要看什么？
确认“负责人”可以指定组织内的用户，而“状态”可以从预先定义的值中选择。关键在于，相比纯自由输入的表格，它更容易统一数据的填写格式。
成功条件
注册 1 条记录，如果在列表中以预期的格式显示“主题·负责人·状态”，即表示成功。
只改动一个地方
创建一个只显示“状态 = 已完成”的视图。确认在不删除或移动原始项目的情况下，仅仅改变相同数据的呈现方式这一特点。
sequenceDiagram
participant U as 利用者
participant L as Microsoft Lists
participant D as リストデータ
U->>L: 「完了」ビューを選択
L->>D: 状態=完了の条件で表示対象を取得
D-->>L: 条件に合うアイテム
L-->>U: 完了分だけ表示
Note over D: 元データ自体を別リストへ移動するわけではない
JSON 列格式：首先只改变“显示外观”
JSON是一种用 { } 来描述键和值的数据表示形式。在 Lists / SharePoint 中，列格式化使用 JSON，能够在不改变所存储值的情况下自定义外观。Microsoft Learn 也将列格式化介绍为一种在不修改字段数据的前提下改变显示方式的机制。
这是一个最小的示例。
{
"$schema": "https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/v2/column-formatting.schema.json",
"elmType": "span",
"txtContent": "@currentField"
}
看什么？
@currentField 是“当前正在显示的列的值”。此示例只是用 span 元素直接显示该值。
成功条件
如果显示的文本与应用 JSON 之前相同，且条目的保存值未发生变化，则说明成功。
只改一处的原因
熟练之后，不要直接粘贴复杂的 JSON，而是应该逐个添加显示元素或条件。保留修改前的 JSON 会更容易还原。
如果结合使用 Power Automate，请从通知开始
例如，如果是受理咨询，可以创建以下流程。
flowchart LR
A[Listsに問い合わせ登録] --> B[Power Automate<br/>トリガー]
B --> C[担当者へ通知]
C --> D[担当者が内容確認]
D --> E[Listsの状態を更新]
起初可以尝试以读取和通知为主的流程，例如“有新注册时发送通知”。对于自动进行大量更新或删除的流程，请在测试列表中充分确认后再迁移到生产环境。
普通用户、文职人员与 IT 部门的关注点各不相同
普通用户
操作主要围绕“输入到哪里”以及“只想看已完成部分”等需求展开。如果视图增加过多反而容易迷失，因此要精简到常用的程度。
文职人员
减少台账表述不统一的情况是其一大优势。例如，如果是合同更新一览表，可以确定合同名称、负责人、更新日期和状态作为模板。自由填写栏只保留真正必要的。
IT系统管理人员与管理员
不仅要检查Lists界面，还要确认SharePoint网站的所有者、成员、外部共享、Power Platform集成以及保留与信息保护的要求。为每个项目大量创建复杂的单独权限设计在后期会增加运营难度，因此需要谨慎处理。
如果通过生成式AI来构思列设计
「社内問い合わせ管理」をMicrosoft Listsで作ります。 必要な列を10個以内で提案してください。 各列について、列名 / 推奨する列の型 / 必須か / 必要な理由を表で出してください。 個人情報を不要に収集する列は提案しないでください。 最後に「最初は作らなくてよい列」も示してください。
不要直接将AI的建议用于正式列表，应与实际负责输入的人员确认“是否每次都能进行输入”。
管理员需要确认的检查点
列表所在的SharePoint网站及所有者
网站与列表的权限
组织的外部共享设置
对Power Automate等已连接服务的使用处理
存储个人信息与机密信息的必要性
应用保留、DLP、信息保护等情况下的适用范围与许可证
使用API/Microsoft Graph等应用的权限
常见误区
“我在视图中隐藏了它，所以它也失去了权限”并不一定如此。视图基本上是一种显示和筛选机制，应将其与访问控制本身分开看待。
“使用 JSON 格式会改变数据”也并非绝对。列和视图格式化仅用于自定义显示外观。
“如果是 E5，Lists 本身就会变成高级版本”这种理解也需要避免。E3/E5 的差异应作为整个 Microsoft 365 的许可证要求来进行确认。
官方信息与第一手资料
Microsoft Lists 不仅仅是一个让表格看起来更美观的工具。如果按照“确保无论谁输入，数据都具有相同的含义”、“根据角色以不同方式展示相同数据”、“在需要时进行安全自动化”这样的顺序进行设计，就会更容易理解它与 Excel 的区别。
