关于本文

本文是通过利用生成式AI的自动化生成流程创建的。

本文查阅了Google官方的一手资料，从办公实用的角度梳理了Google Docs（Google文档）的协同编辑、共享、版本管理以及与Microsoft Word的区别。同时还将分门别类地介绍Gemini in Docs等当前Google Workspace中新增的AI功能。

信息确认基准日：2026-09-19

什么是Google Docs？与Word的区别及协同编辑

首先得出结论

Google Docs是Google推出的文档创建服务，主要通过浏览器创建文档，并支持多人在同一份文档中进行协同编辑。只要拥有Google账号，个人也可以创建文档，而在企业组织中，它通常与Google Workspace的Drive、Gmail、Meet、Chat等功能结合使用。

虽然它与Word一样都是“编写文档的工具”，但Google Docs是一个围绕着一份共享文档展开协同作业理念清晰易懂的服务。用户还可以将Word文件转换为Google Docs格式，或者直接以Word格式进行编辑。

它在整个Google生态系统中的位置在哪里？

flowchart LR
  U[利用者] --> D[Google Docs]
  D <--> DR[Google Drive\n保存・共有]
  D <--> GM[Gmail\n連絡]
  D <--> MT[Google Meet\n会議]
  D <--> CH[Google Chat\n会話]
  D -.対応プラン/機能.-> AI[Gemini in Docs\n下書き・要約・推敲]

与其单看 Docs 本身，不如将其理解为“在团队中编辑云端硬盘（Drive）上文档的界面”，这样会更容易理解。

能做什么？

1. 在浏览器中制作文档

可以使用常规的文字、标题、表格等创建文档。Google 官方还提供了模板、智能画布（smart canvas）、智能芯片（smart chips）、无分页模式（pageless mode）、文档标签页（document tabs）等功能。

• 智能芯片（smart chips）：便于在文档中引用人物、文件、日程等内容的组件

• 无分页模式（pageless mode）：无需在意打印页面边界、可连续进行编辑的视图

• 文档标签页（document tabs）：使用标签页整理单个文档内部的功能

2. 多人同时编辑同一文档

协作编辑（co-editing）是指多人同时编辑同一文档的使用方式。这可以减少像“最终版2”、“修改版3”那样来回发送附件的操作。

3. 区分查看、评论和编辑权限进行共享

可以根据共享对象控制访问权限。在企业或组织使用时，由于涉及管理员侧的共享策略，用户不一定能够自由地向外部公开。

4. 通过评论进行评审

您可以直接在文中通过批注指出问题，或是将工作分配给负责人。它的好处在于能将文章本身与审阅对话保存在同一个地方。

5. 查看修改历史

您可以从版本历史记录中查看先前的状态，并在需要时进行恢复。在共同编辑中，这对于解决“别人修改过，所以不知道原本写的是什么”这一问题是一项重要的保险。

6. 处理 Word 文档

Google 官方常见问题解答指出，除了可将 Microsoft Word 文档转换为 Google Docs 格式外，还可以直接编辑 Word 文档而无需创建副本。

与 Word 的区别

如果是 Microsoft 365 用户，Docs ≒ Word 本身与其仅仅这样记住，不如理解为 Docs + Drive 的组合 ≒ Word + OneDrive/SharePoint 的共同编辑场景在实际业务中，这样理解会更贴切。

共同编辑是如何进行的？

sequenceDiagram
  participant A as 作成者
  participant D as Google Docs / Drive
  participant B as レビュー担当
  A->>D: 文書を作成
  A->>D: Bへ共有権限を設定
  D-->>B: 文書へのアクセスを提供
  B->>D: コメント・編集
  D-->>A: 同じ文書へ変更を反映
  A->>D: コメント確認・仕上げ
  A->>D: 必要なら版履歴を確認

重要的一点是，A 和 B 编辑的不是各自的副本，而是处理被授予权限的同一文档。

这与谁有关？

普通用户与行政人员

• 与参与者同时编辑会议纪要

• 负责人之间互相审查操作指南

• 收集对策划案的评论

• 减少 Word 附件的来回发送

IT 管理员

• 设计 Drive / Docs 的外部共享规则

• 整理可以向组织外部公开的信息

• 确认 Google Workspace 的版本和可用功能

• 确认关于 Gemini 等 AI 功能的组织策略

开发人员

有时会使用 Google Docs API。如果需要自动化生成文档或更新文档内容等操作，则需要另外进行 Google Cloud Project、API、OAuth 2.0 或 Service Account 等身份验证和授权设计。如果只是在浏览器中使用 Docs，通常不需要关注这些。

Gemini in Docs 有什么不同？

Google Docs 本身是一项文档创建与协同编辑服务。而 Gemini in Docs 则是可在对应的 Google Workspace 环境等中使用的 AI 辅助功能。

根据 Google 官方介绍，它支持起草初稿、推敲文句、总结摘要、针对文档提问以及生成图像等。由于 AI 生成的文本并不一定完全正确，因此涉及专有名词、数字、规章、合同以及对外文件时，必须由人工与原始出处进行核对。

flowchart TD
  P[利用者の指示] --> G[Gemini in Docs]
  G --> O[下書き・要約・改善案]
  O --> H[人が確認]
  H -->|正しい| D[Docs本文へ反映]
  H -->|誤り/不足| P

是否需要费用、账号和 Cloud Project？

由于价格和 AI 功能的提供条件可能会发生变化，在根据 2026-09-19 的情况做出订阅决策时，请务必查看官方的最新套餐。

安全性注意事项

虽然协同编辑很方便，但最需要注意的是共享范围。

• 根据目的调整“查看者”、“可评论”或“编辑者”权限

• 确认是否确实需要外部共享

• 切勿在机密文档中轻易使用“知道链接的任何人”等设置

• 切勿随意粘贴个人信息、合同信息和身份验证信息

• 在组织中，应优先遵守管理员制定的云端硬盘 / 文档共享策略

• 向 Gemini 输入机密信息时，请查阅所在组织的 AI 使用规则和合同条款

安全试用的最小示例

使用不包含机密信息的测试文档进行尝试。

1. 在 Google Docs 中创建一个名为“协作测试”的文档

2. 今日決めること 并输入一行内容

3. 首先将文档以“可评论”权限分享给值得信赖的测试对象

4. 请对方添加一条评论

5. 自己对该评论进行回复

6. 打开版本历史记录，确认更改可以被追踪

成功条件是能够在同一文档上进行评论交流，并查看修改历史。

接下来如果只改动一个地方，可将测试对象的权限从“可评论”更改为“编辑者”，体验评论功能与修改正文权限之间的区别，这样将更容易理解权限设计。请勿使用真实数据或可公开访问的外部链接。请参考官方信息。

官方信息

• Google Docs 官方产品页面

• Google Workspace：文件共享提示

• Google Docs 中的 Gemini

• Google Workspace 定价

• Google Docs API

接下来应该做什么？

首先创建一个不包含机密信息的文档，请尝试：允许评论的共享 → 评论 → 查看版本历史记录。有Word使用经验的人，随后可以打开一份Word文档进行测试，将需要兼容的文档与可以迁移至Google Docs格式的文档区分开来，这样更容易将其应用到实际工作中。

Papanda 尝试：仅通过浏览器自动生成 Docs

Apps Script 在浏览器的编辑器中运行，能够使 Google Workspace 应用程序实现自动化。在 Daily Code 中，如果使用根据虚拟的会议名称和日期生成一份“会议纪要”Google Docs 的示例，你就可以当场直观地看到执行结果。

成功条件：成功创建了一份新的 Docs，并且包含标题、副标题、待确认事项这三个要素。接下来仅修改会议名称创建第二份，以确认模板化的意义。请勿将真实会议名称、参与者和 URL 放入公开示例中。

这究竟是怎样的一项服务？

Google Docs 是不仅能制作文档，还能让多人共享、评论、共同编辑并协作完成同一份文档的 Google Workspace 系列文档服务。

它是一款与 Word 竞争的文档创建工具，但理解其区别的诀窍不仅仅在于查看功能表。在 Google Docs 中，以 Drive 为基础，“共享同一份文档并共同修改”的流程被自然地整合在了一起。首先理解共同编辑和共享权限，在有需求的时候再拓展到 Gemini 或 Docs API，这样更加安全稳妥。