关于本文
本文是通过利用生成式 AI 的自动化流程创建的。我们查阅了微软官方对 Outlook 搜索文件夹的支持文档，梳理了查找未读及已标记邮件的步骤，并总结了新版 Outlook 与经典版 Outlook 之间的差异。
验证状态：📘 已确认微软官方规格／Outlook 实机未验证
信息确认日期：2026年10月11日。屏幕操作的结果是根据官方规范预期的行为，尚未在实际邮箱中进行验证。
支持的环境、功能与限制（确认于 2026年10月15日）
| 项目 | 对象与限制 |
|---|---|
| 对象 | Outlook 的搜索文件夹。这与 Copilot 的邮件搜索与摘要功能不同 |
| 使用位置 | 新版 Outlook、经典版 Outlook for Windows、网页版 Outlook（界面各有不同） |
| 新版 Outlook | 以预定义条件为主。可通过选择未读或已标记等状态来创建 |
| 经典版 Outlook | 除了预定义条件外还支持高级自定义搜索文件夹可用 |
| 目标文件 | Outlook 邮箱/数据文件。并非搜索电脑上的任意文件夹 |
| 功能说明 | 在不移动原始邮件的情况下，通过虚拟文件夹以列表形式显示符合特定条件的邮件 |
| 无法实现的功能 | 无法创建跨多个 PST 文件的单个搜索文件夹 |
| 注意事项 | 删除搜索文件夹与删除正在显示的邮件是完全不同的操作 |
官方：Microsoft Support — Outlook 搜索文件夹。
新版 Outlook 与经典版 Outlook 的决定性区别
如果是“仅未读”、“仅带后续标志”等固定条件，新版 Outlook 往往就足够了。微软官方说明指出，新版 Outlook 主要处理预定义的搜索条件，而高级的任意条件组合则面向经典版 Outlook。请在迁移前单独确认，旧版 Outlook 中使用的“特定发件人、带有附件且主题包含月度”等自定义条件在新版中是否具备相同功能。
搜索文件夹的本质并非邮件副本。即使邮件 A 位于“收件箱”中，只要符合条件就会显示在搜索文件夹中。虽然查看并将其标为已读后，它可能会从“未读”搜索中消失，但这并不意味着邮件已被删除。反之，如果在搜索结果中直接删除邮件本身，则会导致原始邮件被删除，因此不能仅凭“搜索文件夹”这个名称就断定它是安全的。
用于验证的三封邮件
准备三封虚拟邮件，分别放入不同的测试文件夹中。将其分为三种状态：①未读，②已读且带标志，③已读且不带标志。分别创建“未读”和“带标志”的搜索文件夹以确认列表的区别，并观察将①更改为已读时它是否会从搜索结果中消失。最后删除创建的搜索文件夹，并确认原始邮件是否仍然存在。
网页版和 Windows 应用版的菜单位置或名称可能会发生更改。请通过官方的标签页分类确认操作步骤，即使界面有所不同，也不要盲目断定是“因为版本过旧”或“因为许可证不足”，应首先确认 Outlook 的版本。本文的结果仅为预期示例，作者并未在实际邮箱中进行操作。
在 Outlook 中将邮件从收件箱分类到其他文件夹时，重要的未读邮件可能会分散在多个文件夹中。若想在不依次打开所有文件夹的情况下进行确认，可以使用搜索文件夹。
搜索文件夹是一个用于列表显示符合条件邮件的虚拟文件夹。它既不会移动原始邮件，也不会增加副本。可将其用作集中查看未读或标记邮件的显示方式。
搜索文件夹与邮件规则有什么区别
邮件规则是根据条件移动或分类邮件的处理操作。而搜索文件夹则是用于显示符合条件邮件的视图。
| 功能 | 主要目的 | 原始邮件 |
|---|---|---|
| 邮件规则 | 在接收邮件等时进行处理 | 根据设置进行移动或分类 |
| 搜索文件夹 | 跨文件夹列出符合条件的邮件 | 保留在原始存储位置 |
| 文件夹内的未读筛选器 | 仅查看当前打开文件夹中的未读邮件 | 保留在原始存储位置 |
例如，假设在“销售联系”、“账单相关”、“会议通知”这三个文件夹中都有未读邮件。如果创建一个未读邮件的搜索文件夹，则设计上可以在一个地方集中查看目标文件夹中的未读邮件。这并不是将三个文件夹进行合并的处理。
Microsoft 支持：使用搜索文件夹查找 Outlook 项目
在新的 Outlook 中创建搜索文件夹
在新的 Windows 版 Outlook 中，可以从搜索文件夹列表中创建新的搜索文件夹。Microsoft 的官方步骤是：打开目标邮箱，选择创建“搜索文件夹”的操作，然后指定条件类型。
如果只想汇总未读邮件，请选择“未读邮件”作为类型。如果要追踪带有跟进标志的邮件，请选择相应的类型。
根据需要，还可以设置将搜索范围限定为特定文件夹。如果您使用的是多个账户或邮箱，请确认您是在哪个邮箱中创建的搜索文件夹。
确定条件时的思路
“未读邮件”是用于查找尚未阅读的邮件的条件。“标志邮件”是用于查找为稍后处理而进行了标记的邮件的条件。邮件未读并不一定意味着重要，有时已读邮件也可能尚未处理完毕。
因此，分头使用“仅限未读”和“仅限标志”的搜索文件夹，可以更容易地将阅读工作与处理工作区分开来。可用预定义条件请在您当前使用的 Outlook 版本中确认。
在传统 Outlook 中创建时
在传统的 Windows 版 Outlook 中，从“文件夹”选项卡中打开“新建搜索文件夹”。您可以选择从预定义的搜索文件夹中挑选“未读邮件”等。
旧版具有自定义搜索文件夹功能，可指定更详细的条件。例如，可以将发件人、主题中包含的字符、重要性、标志、是否有附件等作为条件。
Microsoft 官方支持说明：高级自定义搜索文件夹仅在传统的 Outlook 中受支持。当迁移到新的 Outlook 时，不一定会有与旧版完全相同的条件编辑界面。
新旧 Outlook 比较中重要的不仅是“是否存在搜索文件夹”，而是条件可以自由组合到什么程度这就是区别所在。
当搜索文件夹中不显示邮件时
首先需要确认的是作为搜索对象的邮箱和文件夹范围。如果目标邮件位于创建搜索文件夹以外的其他邮箱中，有时邮件可能不会按预期出现在列表中。
接下来，检查指定的条件。在按“未读”创建的搜索文件夹中，已被标记为已读的邮件将不再符合条件。如果按标记创建，请检查是否存在标记。
此外，官方说明指出，Outlook 的搜索文件夹无法包含跨多个 Outlook 数据文件（.pst）的搜索结果。切勿盲目认为可以同时搜索多个数据文件。
删除搜索文件夹后邮件也会消失吗
即使删除了搜索文件夹本身，其中显示的原始邮件也不会被删除。因为搜索文件夹只是一个虚拟的列表。
然而，在搜索文件夹中选择并删除邮件本身的操作则另当别论。由于这是对原始邮件的删除操作，切勿认为“因为是搜索文件夹，所以删除什么都安全”。
微软官方支持也区分了删除搜索文件夹与删除其中的邮件。请务必确认操作对象是文件夹还是单个邮件。
与邮件规则结合使用的实际业务案例
考虑这样一种运营方式：通过规则将每天收到的通知邮件移动到专用文件夹中，同时在未读搜索文件夹中进行确认。
将通知邮件分类到合适的存储位置。
在未读搜索文件夹中确认目标文件夹内的未读邮件。
阅读内容后将其标记为已读。
为需要后续处理的内容添加标记。
在带标记邮件的搜索文件夹中确认是否有遗漏处理。
在这种运营方式中，是否已读与是否已处理作为两种不同的状态来处理。仅仅标记为已读并不意味着工作已经完成。如果团队有业务规则，还需要同时确定标志的添加方式和完成的定义。
小型验证实验
准备3封虚拟测试邮件，将1封设为未读，1封设为已读且带有标记，另一封设为已读且无标记。将这些邮件放在你自己的测试文件夹中。
你可以计划这样一个测试：确认在未读搜索文件夹中显示第1封邮件，在带标记的搜索文件夹中显示第2封邮件。接下来，将第1封邮件设为已读，并观察搜索结果的变化。
这是供读者在手头执行的验证步骤。它不是在制作本文时于实际的Outlook环境中收发邮件或测量搜索文件夹运行结果的数据。
官方信息与一手资料
搜索文件夹并不是改变邮件存储位置的功能，而是在保持原始位置的同时查找符合条件的邮件的功能。理解新版Outlook与传统Outlook在条件灵活性方面的差异，将有助于更容易地判断迁移后的使用方法。
