本文内容是通过利用生成式 AI 的自动化流程创建的。

什么是 Microsoft Excel？面向初学者的 M365 E3/E5 分析与自动化指南

关于本文
为了不让 Microsoft Excel 仅仅停留在“制作表格的软件”这一层面，本文将面向初学者梳理如何在实际工作中区分使用输入、汇总、数据清洗、协同编辑以及自动化。本文已于 2026 年 9 月 17 日核实 Microsoft 官方信息，并对 E3/E5 的定位以及 Power Query、VBA、Office Scripts 等职责不同的功能进行了分类说明。

验证状态：📘 已确认 Microsoft 官方信息·实机未验证（2026-09-17）

Excel 虽然是一款电子表格应用，但在实际业务中，“接收数据 → 清洗 → 计算 → 检查 → 展示给他人”能够在单个文件中进行尝试，是它的一大优势。

另一方面，如果将所有东西都塞进 Excel，也会产生“不知道是谁修改的”、“每个月都在做重复的复制粘贴”、“公式被破坏了”、“不知道哪个是最新版本”等问题。本文将探讨超越这些基础的进阶用法。

首先记住这 6 个术语

如果把 Power Query 理解为“计算公式”，不如理解为记录将数据导入 Excel 前后清理步骤的工具，这样会更容易理解。

以 Excel 为中心的数据全景图

与其只看 Excel 本身的界面，不如观察数据从哪里来、到哪里去，这样更有助于理清各自的角色。

flowchart LR
    CSV[CSV / テキスト] --> PQ[Power Query\n取り込み・整形]
    DB[(業務データ)] --> PQ
    PQ --> TABLE[Excelテーブル]
    TABLE --> FORMULA[数式・XLOOKUP\n集計・判定]
    TABLE --> CHART[グラフ・ピボット]
    TABLE --> AUTO[VBA / Office Scripts\n定型作業の補助]
    FORMULA --> REPORT[確認用レポート]
    CHART --> REPORT

这不是网络图，而是数据架构图。根据文章的不同，除了处理流程外，还会使用诸如架构图、关系图、时序图、权限图等“最符合理解需求的图表”。

E3 和 E5 会让 Excel 变成两样不同的东西吗？

在 Microsoft 的现行服务说明中，Microsoft 365 E3/Office 365 E3 与 Microsoft 365 E5/Office 365 E5 均提供 Microsoft 365 Apps for the web 以及桌面客户端应用程序。使用 Excel 本身并非 E5 专属。

在这里，E3/E5 的差异与网页版/桌面版的差异是两码事。

首先尝试：使用 XLOOKUP 连结两个表格

假设 A 列为员工编号、B 列为姓名的“员工主数据”中，E2 是你想查询的员工编号。

=XLOOKUP(E2,$A$2:$A$100,$B$2:$B$100,"見つかりません")

在做什么？

E2的值在 A2:A100 中进行查找，并返回同一行的 B 列。最后的“未找到”是指没有对应编号时的显示内容。

成功后会怎样？

更改 E2 的员工编号，对应的姓名也会随之改变。对于不存在的编号，将显示“未找到”。

修改一处

将返回值范围从姓名列更改为部门列。通过这一点可以发现，“查找列”和“作为答案返回的列”是可以分别指定的。

身边实例：你是不是还在手动处理每月的 CSV？

假设你每个月都在重复以下工作。

1. 打开 CSV

2. 删除不需要的列

3. 修正日期显示格式

4. 按部门进行筛选

5. 复制到另一个 Excel 中

6. 下个月重复同样的操作

遇到这种情况，首先应该考虑使用 Power Query。

sequenceDiagram
    participant U as 利用者
    participant F as 毎月のCSV
    participant Q as Power Query
    participant E as Excelレポート
    U->>F: 新しいCSVを用意
    U->>Q: 更新を実行
    Q->>F: データを読み取る
    Q->>Q: 登録済みの整形手順を再実行
    Q->>E: 整形後データを読み込む
    E-->>U: 同じ形の表で確認

这张图最重要的一点在于，Power Query 记住的不是“每月的最终结果”，而是如何进行数据清洗的步骤并对其进行复用。

Papanda 实践 1：使用 PowerShell 安全地观察 CSV

这是一个在用 Excel 打开之前，仅查看 CSV 的列名和前 3 行的读取示例。

$path = "$env:USERPROFILE\Documents\sample.csv"

if (Test-Path -LiteralPath $path) {
    $rows = Import-Csv -LiteralPath $path
    $rows | Select-Object -First 3
    $rows | Get-Member -MemberType NoteProperty | Select-Object Name
} else {
    Write-Host "[NOT FOUND] $path"
}

看什么？

在不改写原 CSV 的情况下，确认其中包含哪些列以及开头几行输入了什么数值。

成功后会怎样？

前 3 行和列名将显示在控制台中。

修改一处

-First 3将-First 10修改为

。这样既不修改数据本身，又能扩大检查范围。这是一个很容易切入 Daily Code Sample 的安全选题。

Papanda 实践 2：使用 VBA 查看工作簿的表格名称

这是一个在桌面版 Excel 中，仅查看当前工作簿包含哪些工作表的简单示例。

Sub ListWorksheetNames()
    Dim ws As Worksheet

    For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
        Debug.Print ws.Name
    Next ws
End Sub

ThisWorkbook.Worksheets代表包含此 VBA 代码的工作表。由于它不修改单元格，因此是一个很适合作为 VBA 入门尝试的例子。

成功后，工作表名称将排列在立即窗口中。添加一张测试工作表并重新运行，你将能确认名称数量有所增加。

如果在公司电脑上禁用了宏，请不要擅自取消设置，务必遵循管理员规则。

Papanda 实践 3：在 Office Scripts 中首先进行读取

如果身处可以使用 Office Scripts 的环境，请从将活动工作表名称输出到日志开始尝试。

function main(workbook: ExcelScript.Workbook) {
  const sheet = workbook.getActiveWorksheet();
  console.log(`Active sheet: ${sheet.getName()}`);
}

成功后，当前工作表的名称将输出到日志中。选择其他工作表并重新运行，结果也会随之改变。与其一开始就更新或删除大量单元格，不如按照获取 → 确认 → 小幅修改的顺序来学习会更安全。

协同编辑时也需注意 VBA 编辑

Microsoft 在关于 Excel 协同编辑的最佳实践中指出，如果在协同编辑期间编辑 VBA 代码或宏，可能会对其他使用者造成影响，因此建议在其他人未操作工作簿时进行代码编辑。

也就是说，“放在 OneDrive/SharePoint 上就万事大吉”这种想法是错误的。我们需要根据协同编辑的表格以及频繁修改 VBA 的工作簿来分别思考运营方式。

不要把 Excel 当成数据库过度使用

正因为 Excel 很方便，所以当出现以下状态时，应当考虑其他机制。

如果在可使用 Copilot 的环境中，切勿“任其自行修改”

この表を確認し、欠損値・重複・異常に大きい値がありそうな列を列名付きで指摘してください。
値や数式は変更しないでください。
判断根拠と、人間が確認すべきセル範囲を分けて示してください。
数値・日付については推測で補完しないでください。

与其一开始就请求“把数据整理干净”，不如采用寻找异常候选 → 人工确认 → 仅实施必要的变更这种方式会更容易验证。

管理员需要确认的要点

• Microsoft 365 Apps 的部署与更新

• 宏/VBA 策略

• Office Scripts 的可用性

• OneDrive/SharePoint 的共享范围

• 外部数据连接与凭据

• 敏感度标签

• 使用 Copilot 时的许可证与数据访问范围

敏感度标签是一种为数据附加诸如“内部公开”、“机密”等分类，并根据组织设置进行保护的机制。它不仅作为 Excel 的功能来考虑，还需要结合 Microsoft Purview 端的管理来统筹规划。

官方信息与第一手资料

• Microsoft 365 / Office 365 计划选项（Microsoft Learn）

• Office 应用程序服务说明（Microsoft Learn）

• 在 Excel 中进行协同编辑（Microsoft Support）

• Excel 协同编辑最佳实践（Microsoft Support）

如果将 Excel 视为一个能够观察数据、使相同操作可复现、并串联起小型自动化的工作台而不是“制作表格的应用”，那么 Power Query、VBA 和 Office Scripts 的职责也将更容易梳理。