什么是 Universal Print？使用 Microsoft 365 E3/E5 实现打印服务器云端化
关于本文
本文采用结合生成式 AI 的自动化流程创建。本文基于 2026 年 9 月 17 日的 Microsoft 官方信息，梳理了 Universal Print 的作用、Microsoft 365 E3/E5 的许可证与打印任务容量以及引入时的注意事项。验证状态：📘 已确认 Microsoft 官方信息・未通过实机验证
Universal Print 是使用 Microsoft 云端服务来管理和共享打印机的服务。它可以减少传统的本地 Windows 打印服务器，构建通过云端向 Microsoft Entra ID 用户分配打印机的架构。
E3/E5 是否可以使用？
可以。根据 Microsoft 官方信息，Microsoft 365 Enterprise E3/E5 均属于 Universal Print 的适用许可证。
| 项目 | Microsoft 365 E3 | Microsoft 365 E5 |
|---|---|---|
| Universal Print 使用权限 | 有 | 有 |
| 每月打印任务容量 | 每个许可证 100 个任务（jobs），计入租户共享池（pool） | 同左 |
关键在于，这并不是“每位用户限 100 次”的个人限制。适用许可证所提供的打印任务数会累加到整个组织的共享池中，由拥有许可证的用户从该池中进行消耗。
打印单个文档时，无论页数或份数如何，基本上都算作 1 个打印任务（print job）。对于有大量打印需求的组织，不仅需要监控用户数量，还应监控实际的任务数量。
首先尝试：检查“使用情况和报告”（Usage and Reports）
如果您已经在使用 Universal Print，请先不要注册或删除打印机，而是在 Universal Print 门户的“使用情况和报告”（Usage and Reports）中检查当前的使用量。
查看此处
整个租户可用的打印任务数（print jobs）
本月消耗量
已注册的打印机
共享状态
任务历史记录
更改一个地方
不更改设置，而是更改显示时间范围，以对比每月的利用量。在把握月底池容量是否会不足之后，再考虑是否增加容量。
Universal Print Ready 与连接器（Connector）
如果是支持 Universal Print 的打印机，某些型号可以直接注册到云端。如果要利用不支持该功能现有打印机，则可以使用 Universal Print 连接器（connector）架构。
请不要断定“改成云打印后服务器一定能归零”，而是应当确认现有打印机的支持情况、分支机构网络、特殊驱动程序以及复合机功能等。
使用 PowerShell 进行确认时的思路
Universal Print 拥有可通过 Microsoft Graph API 处理的 print 相关资源。自动化的第一步不应该是删除打印机或更改共享，而是从获取列表开始。
在可以使用 Graph PowerShell SDK 的环境中，确认所需的读取权限后，可以考虑实现获取打印机列表的处理逻辑。在实际运营中，请勿轻易授予需要管理员同意的 Graph 权限，务必遵循最小权限原则。
2026 年注意事项：QR 安全释放（QR secure release）入口变更
自 2026 年 8 月 18 日起，Microsoft 结束了 Microsoft 365 Copilot 应用内的 QR 码安全释放（secure release）体验，并将其迁移到了新的 Universal Print 门户。官方提示现有的 QR 码可继续使用，也无需重新配置打印机。
如果旧的操作手册中写有“在 Microsoft 365 Copilot 应用中打开 QR”，则属于需要更新的对象。
如果用于实际工作
减少各分支机构的打印服务器
基于 Entra ID 的打印机共享
结合 Intune 等工具进行终端部署
打印量可视化
通过安全释放减少无人取件的打印浪费
管理员需要确认的要点
使用者和管理员的 Universal Print 适用许可证
打印任务池（print job pool）的每月容量
Universal Print Ready 兼容情况
部署连接器（Connector）时的可用性
打印机的功能差异
条件访问（Conditional Access）
分支机构网络与故障时的应急运营
打印不仅仅是“出纸即成功”。在盘点认证、分支机构故障、特殊票据、标签打印机、复合机扫描等现有业务后，再进行迁移。
Microsoft 官方信息与一手资料
获取 Universal Print 访问权限：https://learn.microsoft.com/en-us/universal-print/get-access-to-universal-print
Universal Print 文档：https://learn.microsoft.com/en-us/universal-print/
用于安全释放的 Universal Print 门户：https://learn.microsoft.com/en-us/universal-print/fundamentals/universal-print-portal-secure-release
Universal Print 的最新动态：https://learn.microsoft.com/en-us/universal-print/whats-new
Universal Print 不仅仅是将打印服务器简单地替换到云端，它是一项以身份和云端管理为核心重构打印环境的服务。从通过读取方式掌握现有的打印量和打印机兼容情况开始，通常会更加安全。
