关于本文
本文由生成式 AI 辅助的自动化流程创建。通过查阅 2026 年 9 月时的 Microsoft Learn 与 Microsoft Purview 服务说明，梳理了记录管理的角色、保留标签、记录声明、处置审核及许可证边界。验证状态：📘 已确认微软官方信息・未进行实机验证
Microsoft Purview 记录管理是在 Microsoft 365 上管理因法务、合规或业务原因而“需要作为正式记录保留的信息”（如合同、审批记录、审计资料等）的机制。
它不仅是单纯的长期保存，还可以设计：什么作为记录、从何时开始计算保留期限、在保留期间对修改的限制程度、期限结束后由谁确认处置等。细节。
首先需要记住的 4 个词
| 术语 | 含义 |
|---|---|
| Retention label | 按条目单位的保留与删除规则 |
| Record | 作为组织记录进行管理的内容 |
| Regulatory record | 作为更严格的监管记录进行处理的内容 |
| Disposition review | 保留期结束后、删除前由审核员（Reviewer）确认的环节 |
与数据生命周期管理（Data Lifecycle Management）的区别
flowchart LR
A[Microsoft 365 data] --> B[Data Lifecycle Management]
B --> C[日常データの保持・削除]
B --> D[Retention label]
D --> E[Records Management]
E --> F[Record / Regulatory record]
E --> G[File plan]
E --> H[Disposition review]
数据生命周期管理广泛处理整体信息的保留与删除。而记录管理则是在此基础之上，针对法务、合规与业务记录，加入记录声明、文件计划、处置审核等管控手段的领域。
E3 / E5 / Purview 套件的定位
根据微软现行的服务说明，E3 也可以使用基本的保留策略以及创建和发布保留标签等功能。另一方面，诸如以下的高级功能则需要 Microsoft 365 E5、Microsoft Purview 套件、Office 365 E5 或相应的“信息保护与治理”类许可证：
以事件为起点开始计算保留期限
保留期结束时的处置审核（Disposition review）
将项目标记为记录（record）/ 监管记录（regulatory record）
保留期结束后自动更改标签
文件计划（File plan）
根据条件自动应用保留标签
自适应策略范围（Adaptive policy scope）
优先清理（Priority cleanup）
也就是说，“能够创建保留标签”并不等于“能够使用记录管理的所有高级功能”。
截至 2026 年，Microsoft 365 E7 也已正式商用，其中包含了 E5 的高级 Purview 功能。在实际部署时，请通过最新的服务说明来确认具体的 SKU 以及向受益用户的分配情况。
如果首先要尝试，请先决定“什么作为记录”
切勿直接将其应用到生产环境的合同库中，而是应使用测试用的 SharePoint 站点和测试文档来进行设计。
対象 : テスト用契約書 保持理由 : 契約終了後も一定期間保存するため 保持期間 : 検証用の短い設定 レコード化 : テストのみ 期間終了時 : Disposition reviewで確認 担当 : 検証用Reviewer
查看此处
确认保留标签是否显示在目标内容上，以及是否分配了预期的保留设置。由于保留设置和发布标签的生效并非总是即时的，因此也需要将微软说明中提及的生效时间纳入考虑。
修改一处进行测试
不要扩大范围，只修改保留期限或处置方法等一个项目，并比较“何时可以删除”以及“是否进入处置审核”。
处置审核的流程
sequenceDiagram
participant P as Purview
participant R1 as Reviewer 1
participant R2 as Final Reviewer
participant A as Audit
P->>R1: 保持期間終了アイテムを提示
R1->>R2: 次段階へ承認
R2->>P: Dispositionを承認
P->>A: 処分操作を記録
P-->>P: 永久削除処理
如果不希望在保留期结束时自动机械地删除重要记录，可以由指定的审核员在确认内容后再进行处置。如果要使用处置审核，请确认“审计（Audit）”和“处置管理（Disposition Management）”权限。
使用文件计划管理记录分类
当记录类型增加时，仅靠单独查看保留标签将难以进行管理。文件计划带有记录类别、监管分类等信息，用于体系化地管理保留标签。
由于文件计划和处置审核等属于高级许可证领域，因此切勿假设仅凭 E3 即可使用。
Copilot / AI 位置也请确认按量付费（PAYG）
根据微软现行的入门资料，在创建包含 Microsoft Copilot 体验、企业级 AI 应用及其他 AI 应用的保留策略时，存在需要设置按量付费（pay-as-you-go）计费的场景。另一方面，Microsoft 365 Copilot 交互本身在说明中没有相应的费用。
在将 AI 数据作为正式记录进行管理的设计中，不仅需要确认 E3/E5，还需确认目标位置和 Purview 计费模式。
普通用户、文职人员、IT 部门的视角
普通用户：理解是否能按下删除按钮与组织的保留义务是两码事。
文档管理・法务・文职人员：定义记录的依据、起算日、保存年限以及处置责任人。
IT / Purview 管理员：实施并确认标签、角色、许可证、范围、审计以及生效状态。
PowerShell 应从读取开始
Connect-IPPSSession
Get-RetentionCompliancePolicy |
Select-Object Name, Enabled, Mode
Get-ComplianceTag |
Select-Object Name, RetentionAction, RetentionDuration
查看什么
确认当前存在的保留策略与保留标签的名称、运行模式、保留期限等。
什么是成功
无错误地获取列表，并能与 Purview 门户上的设置建立对应关系即为成功。
修改一处能明白什么
在不更改设置本身的情况下，Select-Object向其中追加 1 个读取属性。通过仅更改获取的项目，可以安全地理解其结构。
此读取示例可作为每日代码示例（Daily Code Sample）的候选重新使用。
管理员需要确认的要点
记录管理 / 保留管理相关角色
目标用户、SharePoint 站点以及 Microsoft 365 组的许可证
E3 的基本保留功能与 E5 / Purview 套件侧高级功能之间的边界
记录（record）与监管记录（regulatory record）的区分使用
是否使用自适应范围（Adaptive scope）或自动应用
处置审核员（Disposition reviewer）与审批步骤
审计（Audit）是否已启用
切勿轻易启用保留锁（Preservation Lock）等难以回滚的设置
Copilot / AI 相关位置的按量付费（pay-as-you-go）条件
微软官方信息
在记录管理中，首先需要决定的不应该是产品设置，而是“什么作为记录、为什么保留、保留到何时、最后由谁来判断处置”。在 Microsoft 365 上将该规则付诸实践，正是此解决方案的核心作用。
