Microsoft Swayとは？M365 E3/E5で使うWebストーリーテリングとデスクトップ版廃止後の実務

この記事について
この記事は、生成AIを活用した自動生成フローで作成しています。2026年9月17日時点のMicrosoft公式情報を確認し、Microsoft Swayの役割、Microsoft 365 Enterpriseでの位置づけ、共有・管理の考え方、2026年6月1日にサポート終了したWindowsデスクトップアプリ後の運用を整理しています。

検証ステータス：📘 Microsoft公式情報確認済み・実機未確認

Microsoft Swayは、文章・画像・埋め込みコンテンツなどを組み合わせて、ブラウザーで読むWeb形式の説明コンテンツを作るMicrosoft 365アプリです。

PowerPointのように「1枚ずつスライドを送る」のではなく、Webページをスクロールして読む感覚に近いのが特徴です。活動報告、イベントレポート、写真中心の社内広報、簡易ガイドなど、「ファイルを配るよりURLで見てもらいたい」場面で使いやすいサービスです。

最初に知っておきたい用語

SwayはWord・PowerPoint・SharePoint・Loopと何が違う？

Swayを理解するときは「何でも作れる資料作成アプリ」と考えるより、URLで読ませる軽量なWebコンテンツと考えると分かりやすくなります。

E3とE5ではどう考える？

MicrosoftのSway Service Descriptionでは、Swayの機能表を Microsoft 365 Enterprise として案内しています。E3とE5の差をSway単体の機能差として説明する公式表ではありません。

そのため実務では、「Swayを使うためにE3からE5へ上げる」製品ではないと理解するのが安全です。E3/E5のどちらを契約している場合でも、実際に利用できるかは組織の契約内容と、ユーザーへSwayサービスプランが割り当てられているかを確認します。

ライセンス表は将来変更される可能性があるため、導入判断時には必ず最新のMicrosoft Sway service descriptionも確認してください。

2026年の重要変更：Windowsデスクトップ版はサポート終了

Microsoftは、Microsoft Sway Windows desktop application（Win32 client）を2026年6月1日からretired／unsupportedとしています。一方、Web版Swayと既存コンテンツへのアクセスは継続すると案内しています。

つまり、

• Swayサービスそのものが終了したわけではない

• 古いWindowsアプリを使い続ける運用はやめる

• 社内マニュアルやソフトウェア配布一覧をWeb版前提へ直す

という整理です。

flowchart LR
    A[以前の利用者] --> B{どこからSwayを開く?}
    B -->|Windowsデスクトップ版| C[2026-06-01以降<br/>サポート対象外]
    B -->|ブラウザー| D[Sway Web版]
    C --> E[社内手順をWeb版へ更新]
    E --> D
    D --> F[既存Swayを確認]
    D --> G[新しいSwayを作成]

Swayの基本構造

Swayでは、Wordのページ位置やPowerPointの座標を細かく調整するより、内容の順番と意味を決め、表示の多くをデザインエンジンに任せる考え方が中心です。

flowchart TD
    A[原稿・写真・リンク] --> B[Swayへ内容を配置]
    B --> C[デザインエンジン]
    C --> D[ブラウザー表示]
    D --> E[PC]
    D --> F[タブレット]
    D --> G[スマートフォン]
    B --> H[共有設定]
    H --> I[特定の人・グループ]
    H --> J[組織内リンク]
    H --> K[リンクを知る全員<br/>管理者設定に依存]

まず試す：3ブロックだけの活動報告

テスト用のSwayを1つ作り、最初は次の程度に絞ります。

タイトル: 今月の活動報告

1. 今月やったこと

2. 写真または図を1枚

3. 来月やること

ここを見る

1. 内容が意図した順番で表示されるか

2. PCとスマートフォン相当の幅で読みやすいか

3. 画像が大きすぎたり、文章が長すぎたりしないか

4. 共有範囲が意図した相手になっているか

成功条件は「きれいなデザインになった」だけではありません。業務利用では、見せたい人だけが見られる状態になっていることまで確認して成功です。

1か所変えてみる

画像を1枚追加して強調度を変更してみます。

Wordのように「画像を右へ3mm動かす」という操作より、「この画像をどの程度強く見せるか」を指定する考え方が中心だと分かります。

共有設定は必ず理解する

組織アカウントで作成したSwayでは、Microsoftの案内上、共有レベルとして次の選択肢があります。

• Specific people or groups：指定した組織内ユーザー／グループ

• Those within your organization with the link：リンクを知る組織内ユーザー

• Anyone with the link：リンクを知る人。ただし組織側の外部共有設定に依存

Microsoft Supportでは、組織アカウントで作った新しいSwayは既定で「組織内でリンクを知る人」向けになると説明しています。

flowchart TD
    A[Swayを共有したい] --> B{内容は機密・限定情報か?}
    B -->|はい| C[Specific people or groupsを検討]
    B -->|いいえ| D{社外へ見せる必要がある?}
    D -->|いいえ| E[組織内リンクを検討]
    D -->|はい| F{組織の外部共有方針で許可?}
    F -->|いいえ| G[共有しない／別手段を検討]
    F -->|はい| H[Anyone with the link等を慎重に検討]

「URLを知っている＝必ず閲覧できる」ではありません。設定した権限レベルとサインイン条件によって結果が変わります。詳細はShare your SwayとPrivacy settings in Swayを確認してください。

一般利用者・事務職・情シスでは見る場所が違う

一般利用者

「資料を添付するより、スマートフォンでも読みやすいURLを送りたい」という場面が分かりやすい入口です。たとえば社内イベントの写真レポートなら、文章・写真・次回案内を1本のSwayにまとめられます。

事務職

月次報告や研修案内をSway化するときは、元データと公開用コンテンツを分けると運用しやすくなります。

たとえば参加者名簿Excelをそのまま公開資料にするのではなく、公開してよい集計値や写真だけをSwayへ載せます。

情シス・管理者

利用者が「Swayを開けるか」だけでは不十分です。外部共有、コンテンツソース、サービスプラン、退職者コンテンツの引き継ぎ、ネットワーク許可先などを確認します。

管理者が確認する設定

Microsoftの管理者向け案内では、Microsoft 365 admin centerのSway設定から、たとえば次の項目を管理できます。

• 組織外へのSway共有を許可するか

• 共有時に人やセキュリティグループを検索できるか

• Sway内で利用できる外部コンテンツソース

• ユーザー単位のSwayライセンス／サービス利用

外部共有は既定で有効と案内されているため、「導入しただけだから社外には出ないだろう」と思い込まず、組織方針に合わせて確認することが重要です。

設定場所や現行仕様はAdministrator settings for Swayを確認してください。

退職・削除ユーザーのSwayも運用設計が必要

Swayは個人が簡単に作れるため、担当者しか管理していないコンテンツを正式な社内資産として使うと、異動・退職時に困ります。

Microsoftの管理者向け案内では、削除済みアカウントのSwayを別ユーザーへ再割り当てする管理機能が案内されています。また、削除後の再割り当てには期限があるとされているため、重要コンテンツをSwayだけに依存させない運用が安全です。

sequenceDiagram
    participant U as 担当者
    participant S as Sway
    participant A as 管理者
    participant N as 後任者
    U->>S: 業務用Swayを作成
    U-->>A: 異動・退職
    A->>A: 業務資産か確認
    A->>S: 必要なら再割り当てを実施
    S-->>N: 後任者が管理

ネットワーク制限がある会社では

インターネット接続先を厳しく制限している組織では、Swayだけを見て個別URLを固定登録するのではなく、Microsoftが公開するMicrosoft 365 URLs and IP address rangesを基準にネットワーク設計を確認します。

Swayの管理者向け文書でも、組織がインターネット接続を制限している場合はMicrosoft 365のURL/IP範囲を参照するよう案内されています。

生成AIでSway向け原稿を短くする

Swayは長い原稿をそのまま貼るより、意味のまとまりごとに短く整理した方が扱いやすくなります。

次の活動報告をMicrosoft Swayに載せるために整理してください。

構成:

1. 概要

2. 今月の成果

3. 写真に添える説明

4. 次の予定

条件:

- 各ブロック150文字以内

- 元文にない成果・数値・固有名詞を追加しない

- 個人情報と思われる箇所は「[要確認]」と表示する

- 読み手が社内の一般職員でも理解できる言葉にする

[活動報告を貼る]

何を見る？

元原稿にない事実が追加されていないか、個人情報がそのまま残っていないかを人が確認します。

成功条件

短くなったことではなく、意味を変えず、公開してよい情報だけで構成されていることです。

1か所変えるなら

各ブロック150文字以内 を 100文字以内 に変えると、文字量の制約だけを変えた比較ができます。

このプロンプトはSwayに限らず、社内Web記事や活動報告の下書きにも再利用できるため、Daily Code Sample候補にできます。

2024年以降の注意：動画・音声は「アップロード」と「埋め込み」を区別する

MicrosoftのService Descriptionには、2024年6月10日以降、multimedia uploadはサポートされず、audio/video filesはembedで扱う旨の注記があります。

古い操作手順に「動画ファイルをSwayへ直接アップロードする」と書かれている場合は、そのまま現行手順として使わず確認してください。

Swayを正式文書の唯一の保管先にしない

Swayは「見せる」ことに強い一方、WordやSharePointの代わりにすべての正式文書を保管する場所として考えるのは適切ではありません。

実務では、

1. 元データは管理された保管場所に置く

2. 公開してよい情報をSwayへ編集する

3. Swayの共有範囲を確認する

4. 所有者変更や廃止時の手順を決める

という分離が扱いやすくなります。

よくある誤解

管理者向け確認表

公式情報・一次情報

• Microsoft Sway service description

• Getting started with Sway

• Administrator settings for Sway

• Share your Sway

• Privacy settings in Sway

• Frequently asked questions about Sway – Admin Help

2026年9月17日時点で最も重要なのは、Windowsデスクトップ版のサポート終了とSway Webサービスの継続を混同しないこと、そして「簡単にURL共有できる」ことと「情報管理を考えなくてよい」ことは別だと理解することです。