この記事について
この記事は、生成AIを活用した自動生成フローで作成しています。2026年9月時点のMicrosoft LearnとMicrosoft Purviewサービス説明を確認し、Records Managementの役割、保持ラベル、レコード宣言、処分レビュー、ライセンス境界を整理しています。検証ステータス：📘 Microsoft公式情報確認済み・実機未確認
Microsoft Purview Records Managementは、契約書、決裁記録、監査資料など、法務・規制・業務上の理由で「正式な記録として残す必要がある情報」をMicrosoft 365上で管理する仕組みです。
単に長期保存するだけでなく、何を記録とするか、いつから保持期間を数えるか、保持中にどこまで変更を制限するか、期間終了後に誰が処分を確認するかまで設計できます。
最初に覚える4語
| 用語 | 意味 |
|---|---|
| Retention label | アイテム単位の保持・削除ルール |
| Record | 組織の記録として管理するコンテンツ |
| Regulatory record | より厳格な規制記録として扱うコンテンツ |
| Disposition review | 保持期間終了後、削除前にReviewerが確認する工程 |
Data Lifecycle Managementとの違い
flowchart LR
A[Microsoft 365 data] --> B[Data Lifecycle Management]
B --> C[日常データの保持・削除]
B --> D[Retention label]
D --> E[Records Management]
E --> F[Record / Regulatory record]
E --> G[File plan]
E --> H[Disposition review]
Data Lifecycle Managementは情報全体の保持・削除を広く扱います。Records Managementは、その中でも法務・規制・業務上の記録へ、record宣言、File plan、Disposition reviewなどの統制を加える領域です。
E3 / E5 / Purview Suiteの位置づけ
Microsoftの現行サービス説明では、E3でも基本的な保持ポリシーや保持ラベルの作成・公開などを利用できます。一方、次のような高度機能にはMicrosoft 365 E5、Microsoft Purview Suite、Office 365 E5、対応するInformation Protection and Governance系ライセンスなどが必要になる機能があります。
イベントを起点に保持期間を開始
保持期間終了時のDisposition review
アイテムをrecord / regulatory recordとしてマーク
保持期間終了後のラベル自動変更
File plan
条件による保持ラベルの自動適用
Adaptive policy scope
Priority cleanup
つまり、「保持ラベルを作れる」ことと「Records Managementの高度機能をすべて使える」ことは同じではありません。
2026年時点ではMicrosoft 365 E7も一般提供され、E5のAdvanced Purviewを包含します。実際のSKUとbenefiting userへの割り当ては、導入時に最新サービス説明で確認してください。
まず試すなら「何を記録にするか」を決める
本番の契約書ライブラリへいきなり適用せず、テスト用SharePointサイトとテスト文書で設計します。
対象 : テスト用契約書 保持理由 : 契約終了後も一定期間保存するため 保持期間 : 検証用の短い設定 レコード化 : テストのみ 期間終了時 : Disposition reviewで確認 担当 : 検証用Reviewer
ここを見る
保持ラベルが対象コンテンツに表示され、想定した保持設定が割り当てられていることを確認します。保持設定や公開ラベルの反映は即時とは限らないため、Microsoftの案内する反映時間も考慮します。
1か所変えて試す
対象範囲を広げず、保持期間や処分方法など1項目だけ変え、「いつ削除可能になるか」「Disposition reviewへ進むか」を比較します。
Disposition reviewの流れ
sequenceDiagram
participant P as Purview
participant R1 as Reviewer 1
participant R2 as Final Reviewer
participant A as Audit
P->>R1: 保持期間終了アイテムを提示
R1->>R2: 次段階へ承認
R2->>P: Dispositionを承認
P->>A: 処分操作を記録
P-->>P: 永久削除処理
重要な記録を保持期間終了と同時に機械的に削除したくない場合、指定Reviewerが内容を確認してから処分できます。処分レビューを利用する場合は、AuditとDisposition Management権限を確認します。
File planで記録分類を管理する
記録の種類が増えると保持ラベルを個別に眺めるだけでは管理しにくくなります。File planは、記録カテゴリや規制上の分類などの情報を持たせ、保持ラベルを体系的に管理するために使います。
File planやDisposition reviewなどは高度なライセンス領域なので、E3だけで利用できる前提にしないことが重要です。
Copilot / AIロケーションはPAYGも確認
Microsoftの現行Get started資料では、Microsoft Copilot experiences、Enterprise AI apps、Other AI appsを含む保持ポリシーを作成する場合、pay-as-you-go billingの設定が必要になるシナリオがあります。一方、Microsoft 365 Copilot interactions自体にはその説明上の料金はありません。
AIデータを正式記録として扱う設計では、E3/E5だけでなく、対象ロケーションとPurview課金モデルも確認します。
一般利用者・事務職・情シスの視点
一般利用者：削除ボタンを押せるかどうかと、組織の保持義務は別だと理解する。
文書管理・法務・事務職：記録の根拠、起算日、保存年限、処分責任者を定義する。
情シス / Purview管理者：ラベル、ロール、ライセンス、スコープ、Audit、反映状況を実装・確認する。
PowerShellはまず読み取りから
Connect-IPPSSession
Get-RetentionCompliancePolicy |
Select-Object Name, Enabled, Mode
Get-ComplianceTag |
Select-Object Name, RetentionAction, RetentionDuration
何を見るか
現在存在する保持ポリシーと保持ラベルの名前、動作モード、保持期間などを確認します。
何が成功か
エラーなく一覧が取得でき、Purview portal上の設定と対応づけられれば成功です。
1か所変えると何が分かるか
設定そのものを変更せず、Select-Objectへ読み取りプロパティを1つ追加します。取得項目だけ変えることで安全に構造を理解できます。
この読み取り例はDaily Code Sample候補として再利用できます。
管理者が確認する点
Records Management / Retention Management関連ロール
対象ユーザー、SharePointサイト、Microsoft 365 Groupのライセンス
E3の基本保持機能とE5 / Purview Suite側の高度機能の境界
recordとregulatory recordの使い分け
Adaptive scopeや自動適用を使うか
Disposition reviewerと承認手順
Auditが有効か
Preservation Lockなど後戻りしにくい設定を安易に有効化しないこと
Copilot / AI関連ロケーションのpay-as-you-go条件
Microsoft公式情報
Records Managementで最初に決めるべきなのは製品設定ではなく、「何を記録として、なぜ、いつまで残し、最後に誰が処分を判断するか」です。そのルールをMicrosoft 365上で実行可能にするのが、このソリューションの役割です。
